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從最廣泛的意義上講，項目經理 （PM） 負責規劃、組織和指導組織特定項目的完成，同時確保這些項目按時、按預算并在范圍內完成。通過監督從開始到完成的復雜項目，項目經理有可能塑造組織的軌跡，幫助降低成本、最大限度地提高公司效率并增加收入。

項目經理的確切職責將取決于他們的行業、組織和項目經理負責監督的項目類型。但總的來說，所有項目經理在通常稱為“項目生命周期”的生命周期中分擔責任，該生命周期由五個階段（或過程）組成：

啟動

規劃

執行

監測和控制

關閉

雖然將這些視為“步驟”可能很誘人，但事實并非如此。相反，這些是項目經理在項目的整個生命周期中不斷返回的過程。

 

下面，我們將仔細研究項目生命周期的每個階段，以及項目經理在每個階段可能承擔的不同職責。

項目經理的主要職責 1. 啟動

項目經理通過定義項目的主要目標、目的和范圍來開始每個新項目。他們還確定關鍵的內部和外部利益相關者，討論共同的期望，并獲得推進項目所需的授權。

 

項目經理在啟動階段提出的重要問題包括：

為什么項目很重要？

我們要解決的具體問題是什么？

期望的結果是什么？

項目的成功標準是什么？

誰是這個項目的利益相關者？誰受到這個項目的影響，或者誰影響了這個項目？

此項目中有哪些要求和約束？

我們做了什么假設？

該項目將如何獲得資金？

我們的范圍是什么？什么不在我們的范圍內？

這個項目以前執行過嗎？如果是這樣，結果如何？該項目應考慮過去項目的哪些信息？

重要的是要認識到項目經理不會自己做這件事。通常，在大部分工作順利進行之前，不會分配項目經理。然而，一旦項目經理被指派，他或她就需要充分參與上述工作，最終應該有一個項目被特許和正式分配。

2. 規劃

章程獲得批準后，項目經理將與主要利益相關者合作，制定一個綜合項目計劃，重點是實現概述的目標。在此過程中建立的計劃可幫助項目經理監督范圍、成本、時間表、風險、質量問題和溝通。正是在這個階段，項目經理將概述關鍵的可交付成果和里程碑，并確定完成每個任務必須完成的任務。重要的是要注意，項目“規劃”實際上直到項目結束。項目計劃應被視為在整個項目中不斷發展和變化的動態文檔。

3. 執行

在此階段，團隊成員完成項目計劃中已確定的工作，以實現項目目標。項目經理的角色是分配此工作并確保任務按計劃完成。項目經理通常還將：

保護團隊免受干擾

促進問題解決

領導團隊完成項目變更

4. 監測和控制

盡管被列為第四階段，但監測和控制過程實際上從項目開始時開始，并在整個規劃、執行和關閉過程中持續進行。在監測和控制階段，項目經理的工作包括：

監控項目進度

管理項目預算

確保達到關鍵里程碑

將實際性能與計劃/計劃性能進行比較

當然，事情很少完全按計劃進行。因此，項目經理必須足夠靈活，以便在項目計劃內工作，但在必要時隨時進行調整。

5.竣工

在此階段，項目經理努力確保完成實現最終結果所需的所有活動。在項目結束時，項目經理將：

與客戶合作，正式簽署項目已完成

釋放項目不再需要的任何資源（預算或人員）

審查第三方供應商或合作伙伴的工作，以完成合同并支付發票

存檔項目文件以供將來參考和使用

項目完成后，通常使用實施后審查來確定所吸取的關鍵經驗教訓。了解哪些方面做得好，哪些可以做得不同，哪些方面可以停止做，可以幫助告知和改進項目管理實踐。

做項目經理有壓力嗎？

如上所示，消耗項目經理時間的任務根據其項目所處的生命周期階段而有很大差異。但是，任何優秀的項目經理都可以期望每天執行許多常規任務。其中包括：

與團隊成員溝通：項目管理就是溝通，無論是通過電子郵件、電話、日常簽到還是團隊會議。項目經理必須定期與其團隊成員溝通，以確定各種項目的狀態和需要解決的潛在障礙。

與關鍵利益相關者溝通：與團隊溝通同樣重要的是定期向關鍵利益相關者更新項目進度，并確保項目仍然與不斷變化的公司計劃保持一致。這種通信可以采用多種形式，包括每周或每月報告、定期更新的儀表板或快速電子郵件、電話或會議。無論使用何種媒介，習慣于與數據進行通信都是必不可少的技能。

問題識別和解決：在任何項目過程中，經常會出現范圍、預算、資源分配和其他雜項問題。項目經理的職責是確保這些問題得到有效解決，以保持項目正常進行。

工程預算：對于小型項目，成本估算可能是每周甚至每月的任務。但是對于需要記住許多不同費用的大型項目，項目經理可能會花時間每天審查預算，以確保項目不超過資源分配。如果項目包括此類合作伙伴關系，這可能還包括審查、處理和批準來自外部供應商的發票。

時間管理和批準：為了確保項目保持正軌，許多項目經理轉向時間表或項目管理軟件，使他們能夠了解他們的團隊如何花費時間。除了確保項目按計劃進行外，這還有助于項目經理根據需要在項目之間轉移資源。

團隊建設：一個好的項目經理會做的不僅僅是管理項目的步驟。他們還將管理他們的團隊，以保持他們的生產力和快樂。其中一部分應該包括旨在提高士氣的團隊建設練習，特別是在項目充滿挑戰的幾周或階段之后。組織每周一次的午餐或歡樂時光就是這樣一個例子。