銷售和其他電話外呼主要使用電話與現有或潛在客戶聯系。事實上，70%的外呼團隊使用電話與潛在客戶聯系。由于呼出和呼入電話仍然是許多企業的主要通信渠道之一，因此了解電銷公司外呼系統的工作原理很有幫助。讓我們開始吧。
外呼系統的基礎知識
“外呼”表示這些呼叫的傳輸方式。外呼系統是傳出呼叫。當您的企業發起或撥打屬于客戶或潛在客戶的第三方電話號碼時，就會發生這種情況。另一方面，呼入電話是指您的企業收到來自現有或潛在客戶的電話。
冷呼叫和熱呼叫是通常用于描述兩種類型的外呼系統的術語。通過冷呼叫，您可以聯系不了解您企業產品或服務的潛在客戶。因此，冷電話通常是出乎意料的，往往會讓潛在客戶措手不及。
當您聯系對您的產品表示興趣或與您的業務互動的人時，您可以撥打熱情電話。這些電話往往對客戶來說并不那么令人驚訝，因為他們以前曾與公司合作過。企業致電現有和潛在客戶的原因有很多。外呼系統的常見原因包括：
市場調查
回調
貸款
電話營銷
通知和提醒
后續行動
調查和反饋
內部銷售
外呼電話的目標通常是吸引人們進行購買或教育您公司的潛在客戶。外呼系統性能是通過平均處理時間（AHT）、轉化率、首次呼叫解決率、占用率、每位用戶的平均呼叫數和客戶滿意度等指標來衡量的。
處理電銷公司外呼系統
外呼系統通常由銷售代表、營銷團隊、客戶成功團隊等處理。您的企業處理外呼系統的方式取決于公司的規模、平均呼叫數和頻繁呼叫類型。以下是處理外呼系統的一些方法：
外呼系統處理方法
內部呼叫中心–通過這種方法，您的員工可以直接處理辦公室內的所有電銷公司外呼系統。此設置看起來會有所不同，具體取決于您公司的規模。例如，小型企業可能使用一小群銷售代表，而大公司可能擁有整個團隊或內部呼叫中心來提供電話外呼。
外包聯絡中心–您還可以外包您的呼出呼叫服務。這意味著第三方聯絡中心（存在于您的企業外部）代表您管理您的呼出呼叫。
如何構建外呼系統策略
您可以通過有效的策略促進銷售、產生合格的潛在客戶并推動業務增長。但是，如何建立強大的外呼策略呢？一起來看看吧。
1.設定可實現的目標
概述您的目標會為您和您的團隊提供一些切實的目標。它還可以幫助您將策略和精力集中在特定目標上。定義電話外呼的主要目標后，請與團隊進行溝通。您可以使用平均處理時間（AHT）、轉化率和首次呼叫解決率（上面列出了更多內容）等指標來跟蹤進度和成功率。
2.開發分段呼叫列表
與其創建一個主呼叫列表，不如開發更小的分段呼叫列表。例如，您可以為待續訂的客戶生成呼叫列表，根據其工作角色組織另一個呼叫列表，或者為放棄購物車的客戶生成呼叫列表。這些細分市場將根據您的業務需求、行業、客戶痛點、目標受眾等而有所不同。使用這種方法，您的團隊可以更好地定位客戶和潛在客戶，同時了解他們的偏好和行為。在此過程中，您可以提高企業的轉化率。
3.使用正確的技術
選擇外呼系統工具時，請考慮您的目標、預算和并發外呼系統數。大多數傳出呼叫服務使用云電話進行商務呼叫。這是因為VoIP提供了更高的靈活性，更好的語音質量和更多的成本節約。其中許多服務還具有有用的功能，可以更好地進行外呼系統管理。以下是一些有利于外呼系統團隊的云通信功能：
來電顯示管理–您可以使用其他電話號碼隱藏或屏蔽您的撥出來電顯示。此功能還可以保護團隊的呼叫者信息，尤其是在家或旅途中工作時。此外，您可以在撥打國際電話時顯示特定于國家/地區的來電顯示。
配置熟悉的本地呼叫者ID可鼓勵收件人應答您的呼叫。通過簡單地讓客戶或潛在客戶回答，您可以提高轉化率、促進銷售并增加收入。
軟電話–軟電話是一種鍵盤工具，可讓您通過支持IP的設備撥打和接聽商務電話。因此，您可以將軟電話用于入站和外呼系統。
軟電話對于電話外呼特別有用，因為它可以將任何設備（包括計算機和智能手機）變成商務電話。這為您的團隊提供了靈活性，并使他們能夠經濟高效地與國際客戶建立聯系。
•客戶關系管理（CRM）軟件–CRM可幫助您管理公司與潛在客戶和客戶的關系和互動。因此，它們對于外呼系統團隊派上用場。使用此軟件，您可以記錄和記錄重要的客戶數據和參與情況。這有助于建立更好的整體服務并改善客戶關系。
4.通過培訓和激勵賦予員工權力
雖然精心設計的目標、通話清單和正確的技術當然可以幫助銷售代表，但完成交易并實現目標取決于您的員工。因此，培訓和再培訓代理至關重要。通過為您的團隊提供產品、目標受眾，當然還有他們的角色的知識來增強他們的能力。教他們如何處理拒絕和具有挑戰性的情況。您可以使用通話錄音等工具進行培訓并監控其進度。
通過提供全面的培訓和支持，您將幫助建立團隊的信心，并確保他們充分發揮潛力。不要忘記獎勵員工的成長！使用獎品、健康的比賽或傭金來激勵和慶祝他們的偉大工作。
5.分析和優化您的呼出呼叫策略
實施策略后，跟蹤進度和成功率非常重要。這允許您根據需要進行更改并改進外呼策略。它最終會讓你更接近實現目標。您可以使用呼叫詳細信息記錄和呼叫分析等VoIP功能來訪問重要的呼叫指標。
外呼系統的實踐
除了精心設計的策略之外，了解有效的外呼系統服務的一些行業最佳實踐會很有幫助：
進行客戶和市場調查
要構建成功的撥出呼叫服務，您需要關注客戶。但是，如果您不了解客戶，您如何關注他們？這就是客戶和本地市場研究發揮作用的地方。進行這項研究為您的企業提供了有關目標消費者痛點、偏好和行為的寶貴數據。您可以使用調查、訪談、反饋等來收集此信息。市場研究使您能夠打造更加個性化、有效和有針對性的服務，從而提高銷售和轉化率。
創建用戶友好的腳本
如果您的團隊使用腳本進行外呼系統，請確保它易于理解。消除客戶旅程中的任何障礙。這包括從腳本中刪除行業或技術術語。盡可能分解復雜的產品和服務。這樣，客戶始終與您在同一頁面上。
偏離腳本
不要害怕偏離你的劇本！更多地將其用作指南，而不是強制性程序。這有助于使業務人性化，為個性化交互留出空間。
跟進
銷售和其他電話外呼需要后續呼叫才能證明成功。研究表明，80%的銷售在5次隨訪后關閉。因此，跟進所有潛在客戶和客戶至關重要。這并不一定意味著一遍又一遍地打電話給同一個人。座席可以在聊天后通過電子郵件向客戶發送其他信息，甚至要求反饋。這種做法推動了轉化率和銷售額。一旦他們有時間考慮您的初始對話，它允許您回答任何問題或疑慮。
電銷公司外呼系統策略好處
使用上述策略和最佳實踐，您將為現有和潛在客戶提供最佳的傳出服務。事實上，強大的外呼策略對企業有利，原因有很多：
促進出境銷售
產生更多潛在客戶
提高品牌、產品、服務和營銷活動的知名度
更有效地定位客戶
提高轉化率
與客戶建立長期關系
增加收入
推動業務增長
提高客戶忠誠度和客戶生命周期價值（CLV）
